Yurt Dışı Arşiv Belgesi Nasıl Temin Edilir?

Soy yoluyla vatandaşlık başvurusunun kaderini tek bir şey belirler: atanıza ait resmî kaydın bulunup bulunamaması. Dosyanın geri kalanı, tercümesinden tasdikine kadar, hep bu kaydın etrafında kurulur. Kayıt yoksa kurulacak dosya da yoktur.

Aşağıda o kaydın nerede aranacağını, bulunduktan sonra hangi işlemlerden geçmesi gerektiğini ve işi genellikle neyin uzattığını anlatıyoruz.

Hangi kayıt, neyi gösterir?

Kayıt	Dosyadaki işlevi
Doğum kaydı	Atanın ilgili ülkede doğduğunu gösterir
Nüfus / vatandaşlık kaydı	Atanın o ülkenin vatandaşı olduğunu ortaya koyar
Evlilik kaydı	Kuşaklar arasındaki bağı tamamlar
Göç kayıtları	Ailenin Türkiye’ye geçiş tarihini belgeler

Bu dördü eşit ağırlıkta değildir. Romanya başvurularında belirleyici soru atanın vatandaş olup olmadığıdır; Bulgaristan’da ise atanın Bulgar asıllı olup olmadığı. Aynı belge iki ülkede aynı işi görmez. Hangi kaydın peşine düşüleceği, hangi ülkeye başvurulduğuna göre değişir.

Kayıt nerede aranır?

Bu kayıtlar genellikle ilgili ülkenin devlet arşivlerinde, nüfus müdürlüklerinde veya kilise ve cemaat defterlerinde tutulur. Romanya’da ulusal arşivler (ANRR) ve yerel kayıt daireleri, Bulgaristan’da bölgesel arşivler başlıca kaynaklardır.

En sık yanılgıya düşülen nokta sınırlardır. Bir kayıt, ailenin bugün “oradan geldik” dediği ülkenin arşivinde olmayabilir, çünkü aranan yıl ile bugün arasında sınır birden fazla kez değişmiş olabilir.

Dobruca bunun ders kitabı örneğidir. Bölgenin kuzeyi ile güneyi aynı dönemlerde aynı devlete bağlı değildi; dolayısıyla kayıtları da bugün aynı arşivde durmuyor. Aynı ailenin iki kuşağına ait iki belge, bu yüzden iki ayrı ülkenin arşivinden çıkabilir. Bölge ayrımını Romanya başvurusu ne kadar sürer? yazısında şehir şehir açtık.

Kaydın hangi fonda tutulduğu ve o arşivin dijitalleşmiş olup olmadığı da işi doğrudan etkiler. Bir taramanın günler mi haftalar mı alacağı çoğu zaman bu iki değişkende düğümlenir.

Kayıt bulundu, iş bitmedi

Bulunan bir belgenin başvuruda kullanılabilmesi için genellikle şu zincirden geçmesi gerekir:

1. Resmî suret: Belgenin arşivden onaylı, güncel sureti alınır.
2. Apostil: Uluslararası geçerlilik için apostil şerhi düşülür.
3. Yeminli tercüme: Belge hedef dile yeminli tercüman tarafından çevrilir.
4. Noter tasdiki: Gerektiğinde tercüme noterce onaylanır.

Zincirin herhangi bir halkası eksik kalırsa belge kabul edilmez. Doğru kaydı bulmuş olmak yetmez; o kaydın doğru biçimde tasdiklenmiş olması gerekir.

Tarama neden uzar?

Üç şey işi uzatır.

Birincisi isimlerin yazımıdır. Eski kayıtlarda aynı isim birden çok biçimde geçebilir. Transliterasyon farkları arama sonucunu tümüyle değiştirir. İkincisi yukarıda anlatılan sınır meselesi, yani kaydın beklenen arşivde çıkmaması. Üçüncüsü kaydın kendi hâlidir: defterin okunaksız, hasarlı veya eksik olması, bulunmuş bir kaydı kullanılamaz hâle getirebilir.

Üçü de araştırma başlamadan bilinemez. Bir arşiv taramasının ne kadar süreceğini baştan rakamla taahhüt eden biri varsa, ya defterleri görmüştür ya da tahmin yürütüyordur.

Bu zincirin tamamını üstleniyoruz

Doğru arşivi tespit etmek, yerinde araştırma yürütmek ve bulunan belgeyi tasdikli tercümeye kadar götürmek tek bir işin parçalarıdır; birini yapıp diğerini bırakmak dosyayı yarım bırakmak demektir. Biz zincirin ucundan ucuna sorumluluk alıyoruz.

Belgelerin soy bağınızı kanıtlamada nasıl kullanıldığını soy bağıyla vatandaşlık sayfamızda; ülkeye özel şartları ise Romanya ve Bulgaristan vatandaşlığı sayfalarımızda bulabilirsiniz.